מתחמקים מכישלון בניהול סיכונים: גישה של תהליך מקצה לקצה

גישת 7 הצעדים שפותחה ע"י קבוצת Process Renewal Group  משלבת לא רק ניהול סיכונים עסקיים ובקרות מתאימות, אלא גם משלבת אלמנטים של שיפור תהליכים שיובילו להשפעה מוחשית על האופן שבו העסק פועל.

גישה זו פותחה באמצעות עבודה עם לקוחות בתעשיות המוסדרות בעולם.

ניהול סיכונים הופך להיות חשוב יותר ויותר עבור ארגונים כיום, על מנת להבין טוב יותר את האיומים העסקיים ולוודא שהאיומים הללו מצוננים. אחד הצעדים הראשונים שננקטים הוא הערכת סיכונים, אך לעיתים קרובות מדובר בתשובות טקטיות מבודדות שמטרתן לספק את הלחצים החיצוניים ולא חלק מתוכנית מקיפה המתואמת עם תוצאות ביצוע עסקיות אסטרטגיות. הערכות סיכונים כאלה עשויות להיות לא פורמליות או לא בנויות כראוי ולא מצליחות להתחבר לעבודת הערך המקצה לקצה של הארגון. כתוצאה מכך, הערכות סיכונים לעיתים קרובות אינן מייצרות תוצרים מועילים, מלבד רשימה פשוטה של סיכונים פוטנציאליים, עם מעט מאוד מעבר לכך. יש גישה טובה יותר להערכת סיכונים ולהקלת סיכונים, משולבת ומבוססת על ניהול תהליכים. גישה זו לא רק תזהה את הסיכונים העסקיים והבקרות המתאימות, אלא גם תשלב אלמנטים של שיפור תהליכים, דבר שיביא בסופו של דבר להשפעה מוחשית ונמשכת על האופן שבו העסק פועל; תנועה של העסק לעבר מטרות אסטרטגיות תוך הפעלה בסביבה עם סיכון מצומצם. זוהי גישה שמטרתה שיפור התפעול ושיקולי הסיכון בצורה משולבת.

בסיום ביצוע הצעדים המתוארים למטה לארגון יהיה:

• הערכת סיכונים והבנה של אילו סיכונים עשויים להתרחש

• ידע טוב יותר לגבי איך הדברים נעשים מקצה לקצה

• הבנה של מה חשוב לארגון באופן כללי

• הזדמנויות לשיפור תהליכים והפחתת סיכונים

קבלת החלטות מבוססות עובדות לגבי אילו סיכונים ניתן לצמצם וכיצד לעשות זאת.

על מנת לעשות זאת יש לעבוד ב 7 צעדים, גישה שפותחה ע"י קבוצת חידוש תהליכים www.processrenewal.com באמצעות עבודה עם לקוחות בתעשיות הכי מוסדרות בעולם.

אלו הם 7 הצעדים של גישה ממוקדת תהליכים לניהול סיכון תפעולי

1. סקירת סיכונים, בקרות והליכים מתועדים- יש לסקור את כל המסמכים הרלוונטיים הקיימים, ובנוסף לעבור על מסמכי מדיניות, חומרי הכשרה, נהלים, תיעוד ביקורת פנימית ודוחות רגולטוריים. יש לסקור כל רשימת שיפור תהליכים הקיימת ורשימת בעיות עיקריות, וכל מסמך אחר בנושא דרכים אפשריות לשיפור התהליכים הקיימים. יש לבדוק אילו אינדיקטורים ומדדים קיימים. יש לחפש מדדים הקשורים לאינדיקטורים של ביצועים ואינדיקטורים של סיכון עבור התהליכים שבסקופ.
   

2. הגדרת היקף- הגדרת היקף הערכה באופן ברור היא קריטית להצלחה. במיוחד חשוב להבין את הנושאים הבאים:

● אילו תהליכים נמצאים בהליך שינוי, נק' התחלה או סיום

● אילו סיכונים נבדקים

● להבין פעילויות קודמות ופעילויות מקבילות שמשפיעות על התהליכים שבסקופ כדי להעריך סיכונים שעשויים להתבטא מכך.

● באילו היבטים של ניהול הסיכון העבודה תטפל? (מיפוי נקודת מקורות הסיכון בתהליך? זיהוי חומרת הסיכון וסיכויי? זיהוי אינדיקטורים עיקריים לסיכון?)

3. מיפוי תהליכים בהיקף- יש להכין טיוטה של זרימת התהליך ולאחר מכן יש לאמת ולעדכן את התהליך, כדאי להתמקד באנשים שמבצעים את המשימות בפועל.

   
   

4. זיהוי ומיפוי סיכונים ובקרות קיימות- המשתתפים הטובים ביותר למיפוי התהליכים הנוכחיים הם המבצעים, אך המשתתפים הטובים ביותר לדון בסיכונים ובבקרות הם מנהלי תפעול, חברי צוות ההנהלה והסמכויות המיועדות לניהול סיכונים; אותם אנשים שאחראים בסופו של דבר לתוצאות התהליך וביצועי הסיכון שלו. יש להמשיך לזיהוי סיכונים על ידי מעבר על המפות מקצה לקצה, פעילות אחרי פעילות. עבור כל סיכון שזוהה, בנוסף להבנה הרגילה של משמעות, חומרה וסיכוי, יש למצוא את נקודת המוצא האמיתית של הסיכון על מפת התהליך מקצה לקצה. לעיתים, סיכון יתבטא רק אחרי כמה צעדים, אך במקום שבו הוא נגרם, נראה שהוא בלתי נמנע, אך אם נלך כמה צעדים אחורה ניתן אולי יהיה לראות כי ניתן להקטין אותו באמצעות בקרה או שינוי בפעילות הקודמת. יש לבדוק אם קיימים סיכונים אינהרנטיים או שיש נקודת כניסה לסיכונים מחוץ לתהליך, או סיכונים שנשארים בתהליכים הממוקמים אחרי. לאחר מכן, יש לבצע מיפוי בקרות נוכחיות לשלב התהליך. יש לוודא שהפעילויות הקשורות לבקרה אכן מתבצעות בצורה עקבית ושהשלבים החסרים מתווספים למפת התהליך. יש לרשום זאת בתוכנית היישום (שלב 7) על מנת להבטיח שפעולה זו תבוצע ותתממש.
   

5. מציאת פערים בבקרות וביצועי התהליך- בשלב זה יש לקבוע אם ישנם סיכונים ברמה גבוהה שלא "הונמכו" ע"י בקרות ואם יש בקרות קיימות שאינן רלוונטיות. בנוסף, יש לנתח את נתוני אינדיקטורי הביצוע המרכזיים. זיהוי פערים גדולים בין המצב הנוכחי למצב הרצוי בביצועים העסקיים יעזור להנחות את השיחות לשיפור תהליכים ויכולות.
   

6. זיהוי והערכה של הזדמנויות לשיפור תהליכים והפחתת סיכונים- היתרון בגישה זו הוא שהזדמנויות לשיפור ביצועי תהליכים ולהפחתת סיכונים נבחנות בו זמנית. המטרה היא למעשה להעלים סיכונים מבלי להציג חוסר יעילות בתהליך, ולבצע שיפורים בתהליכים מבלי להציג סיכונים חדשים. בעת ביצוע שלב זה, יש לקחת בחשבון את כל הפעולות האפשריות להפחתת פערי ביצועים או בקרות שנמצאו בשלב הקודם. יש להיות יצירתיים תוך התחשבות במגבלות הנוכחיות של הארגון, כמו תקציב ורצון לשינוי. כלים מסורתיים לשיפור תהליכים כמו ניתוח סיבות שורש, מיפוי מחשבתי, וניתוח השוואתי יכולים להיות כלים שימושיים לזיהוי פעולות פוטנציאליות. יש לבצע מספר סבבי סקירה לשיפור התהליך, ולאחריהם סקירה של הסיכונים והבקרות כדי לוודא ששיפורי התהליך לא מוסיפים סיכונים, ושהבקרות לא מוסיפות עומס מיותר לתהליך.

   
   

7. פיתוח ויישום תכנית פעולה משולבת לשיפור תהליכים והפחתת סיכונים – יש לוודא שמפות התהליכים מעודכנות, שהגדרות נתונים קיימות, ותיאורי הצעדים כוללים את הלוגיקה של הפעולות. לאחר מכן יש לזהות את אינדיקטורי הסיכון המרכזיים (KRIs) עבור הסיכונים המרכזיים. יש לוודא שהוקמו מנגנוני מדידה עבור ה KRI וכי פעילויות ואחריות נבנו על מנת למדוד, לדווח ולפעול עליהם. יש לפרט את כל ההיבטים של השינוי הנדרש ליישום. יש להתאים את תוכנית היישום על בסיס המשוב. ייתכן ויהיה צורך לשוב לפתרונות, לחזור לשלב 6 או לשלב צעדים נוספים עבור שיקולי הכשרה ושינוי תרבות.

תרגמה ליאת מזרחי, יועצת ניהול סיכונים LT RISKMGMT. המאמר נכתב ע"י:

 Roger Burlton, P.Eng., CMC - Process Renewal Group, President and Managing Partner

Alex Aganov - Process Renewal Group, Sr. Process Engineer

לינק למאמר המלא המקורי:

Avoiding Risk Management Failure: An End-to-end Process Approach - Process Renewal Group